Luennoitsijaohjeet

Matkalaskulomake

Matkalaskulomakkeella voit laskuttaa niin matka- kuin luentopalkkiokulusi.

Matkalaskuun on liitettävä alkuperäiset matkaliput ja kuitit tai vaihtoehtoisesti kuitit voi skannata PDF muotoon. HUOM! Emme hyväksy jpeg tai muita kuvamuotoja eli liitteen tulee olla PDF-muodossa. Alkuperäiset kuitit tulee säilyttää vuoden ajan, mikäli kuitteja tullaan tarvitsemaan myöhemmin verottajan tai tilintarkastajan pyynnöstä. Matkalaskun voi toimittaa sähköisenä kun liitteet on skannattu PDF muotoon, (fcs@fincardio.fi).

Toivomme sinun lähettävän kululaskusi 1 kk sisällä kokouksen jälkeen. Yli vuotta vanhemmista tapahtumista ei enää makseta korvauksia.

Luennoitsijoille ei makseta päivärahaa eikä erillisiä ruokailukorvauksia. Luentopalkkion katsotaan kattavan tavanomaiset luennon valmistelu kulut (esim. PowerPoint tai diaesityksen kulut). Alv sisältyy luentopalkkioon ly-tunnuksella palkkiota laskutettaessa. Huom.! Ellei verokorttia esitetä, on ennakonpidätys 60 %.

Matkakulujen korvaus

Tutustu seuran ohjeisiin matkojen korvaamisesta kevät- ja syyskokouksissa oheisesta liitteestä. Pääkohdat matkakorvauksissa:

  • Matkat korvataan koti- tai työskentelypaikkakunnan ja kurssipaikkakunnan välillä suorinta reittiä käyttäen.
  • Muualta/muuta reittiä suunniteltaessa tulee matkoista sopia aina etukäteen kurssinjohtajan ja seuran varainhoitajan (jaana.pihkala@hus.fi) tai toimistopäällikön (fcs@fincardio.fi) kanssa.
  • Matkakulut hyväksytään pääsääntöisesti yleisiä kulkuneuvoja käyttäen.
  • Junamatkoista korvataan vain normaalia juna- ja istumapaikkalippua vastaava osuus (peruslippu, ekstra-luokka).
  • Lentoliput varataan seuran toimiston kautta, liput on varattava hyvissä ajoin, jotta voidaan käyttää edullisimpia vaihtoehtoja. Vaihtokelpoisen lipun (=kalliimman) toive on perusteltava ja sovittava etukäteen seuran toimiston kanssa.
  • Taksimatka lentokentälle/rautatieasemalle koti- tai työskentelypaikkakunnalla ja kokouspaikkakunnalla korvataan alkuperäisten/PDF-kuittien mukaisesti, mutta esim. kokousillalliselle menosta ja sieltä paluusta aiheutuvia matkakuluja ei korvata.
  • Oman auton käyttö hyväksytään (enintään 1000 km edestakaisin), jos muuta kulkuneuvoa ei ole saatavilla. Korvaus matkasta riippuen enintään economy -luokan lentolipun arvoon saakka. Kilometrikorvauksen määrä löytyy Verohallituksen ohjeista tai Internet-sivuilta www.vero.fi (vuonna 2019  0,43 €/km).
  • Majoituskulut kokoushotellissa korvataan 1 hengen standard -tason huoneessa, mutta minibaarin käyttöä, hotellien videokanavia, puhelinkuluja hotelleista tms. kuluja ei hyväksytä kulukorvauslaskuissa.
  • Hotellivaraukset suositellaan tehtävän seuran toimiston kautta. Myöhäisestä saapumisesta (klo 18 jälkeen) on syytä ilmoittaa jo varausta tehtäessä, mikäli se on etukäteen tiedossa.
  • Esteen sattuessa varaus on peruttava hyvissä ajoin, jotta vältymme turhilta “no-show” hotellihuoneiden maksuilta.

Tutustu seuran ohjeisiin matkojen korvaamisesta kursseilla oheisesta liitteestä. Seuran toimintakäytännöt ovat muuttuneet ja jatkossa kurssien matka- ja majoitusjärjestelyt tulee jokaisen huolehtia itse. Luennoitsija vastaa siis varauksistaan itse ja Seura korvaa kulut tilaisuuden jälkeen tositteita vastaan.

Pääkohdat matkakorvauksissa:

  • Matkat korvataan koti- tai työskentelypaikkakunnan ja kurssipaikkakunnan välillä suorinta reittiä käyttäen.
  • Muualta/muuta reittiä suunniteltaessa tulee matkoista sopia aina etukäteen kurssinjohtajan ja seuran varainhoitajan (jaana.pihkala@hus.fi) tai toimistopäällikön (fcs@fincardio.fi) kanssa.
  • Matkakulut hyväksytään pääsääntöisesti yleisiä kulkuneuvoja käyttäen.
  • Junamatkoista korvataan vain normaalia juna- ja istumapaikkalippua vastaava osuus (peruslippu, ekstra-luokka).
  • Lentoliput on varattava hyvissä ajoin ja lennot korvaraan halvimman lentoluokan mukaan. Yöpymistä vaativissa kokouksissa korvataan yhden matkalaukun kuljetus ruumassa. Lennot korvataan vain luennoitsijalle itselleen, ei laitokselle, ja matkatoimiston korvauksia/ palkkioita ei hyväksytä. Mikäli luennoitsija tarvitsee vaihtokelpoisen lipun (=kalliimman), on tämä perusteltava ja sovittava etukäteen seuran toimiston kanssa.
  • Taksimatka lentokentälle/rautatieasemalle koti- tai työskentelypaikkakunnalla ja kokouspaikkakunnalla korvataan alkuperäisten/PDF-kuittien mukaisesti, mutta esim. kokousillalliselle menosta ja sieltä paluusta aiheutuvia matkakuluja ei korvata.
  • Oman auton käyttö hyväksytään (enintään 1000 km edestakaisin), jos muuta kulkuneuvoa ei ole saatavilla. Korvaus matkasta riippuen enintään economy -luokan lentolipun arvoon saakka. Kilometrikorvauksen määrä löytyy Verohallituksen ohjeista tai Internet-sivuilta www.vero.fi (vuonna 2019  0,43 €/km).
  • Ulkopaikkakuntalaisille korvataan majoituskulut kokouspäivien ajalta 1 hengen standard -tason huoneessa, mutta minibaarin käyttöä, hotellien videokanavia, puhelinkuluja hotelleista tms. kuluja ei hyväksytä kulukorvauslaskuissa.
  • Kursseilla luennoitsijan tulee pääsääntöisesti tehdä hotellivaraukset itse hyvissä ajoin. Esteen sattuessa varaus on peruttava myös hyvissä ajoin, jotta vältytään turhilta "no-show" hotellihuoneiden maksuilta. Myöhäisestä saapumisesta (klo 18 jälkeen) kannattaa ilmoittaa jo varausta tehtäessä, mikäli se on etukäteen tiedossa.
  • Kevät- ja syyskokousten yhteydessä sekä mikäli kurssipaikan yhteydessä on hotelli, majoitusvaraus tehdään seuran toimiston toimesta majoituksen saatavuuden takia. Varauksiin liittyvä ohjeistus annetaan tilaisuuden luennoitsijakirjeessä hyvissä ajoin ennen tilaisuuden ajankohtaa.

Luennon/session valmistelu

Luentoaika

Ohjelmassa annetut luentoajat sisältävät aikaa keskustelulle 5 min, mikäli luennon pituus on 15–25 min ja 10 min. mikäli luentoaika on 30 min tai yli. 

Sidonnaisuudet

Kaikilta luennoitsijoilta pyydetään ilmoitus sidonnaisuuksista. Tällä pyritään kertomaan osallistujille mahdolliset taloudelliset tai muut merkittävät sidonnaisuudet, joilla voisi olla merkitystä koulutustilaisuuden sisältöön. Sidonnaisuudet esitetään luennon alussa erillisellä dialla, kts. malli ohessa tai nettisivuilla: http://www.promedico.fi/sidonnaisuudet

Esitysten julkaisu netissä

Tekijänoikeuslainsäädäntöön liittyvien säädösten vuoksi Suomen Kardiologinen Seura ei toistaiseksi julkaise tulevien koulutustapahtumien luentoesityksiä seuran jäsensivuilla.

Käytännön järjestelyt

  • Seuran ohjelman (=sessiot) luennoitsijoilla ja puheenjohtajilla on mahdollisuus osallistua ko. kokoukseen ilman osallistumismaksua. Rekisteröityminen kokouksiin nettisivujen http://www.fincardio.fi kautta. 
  • Samassa yhteydessä (syys- ja kevätkokoukset) voi ilmoittaa niin osallistumispäivät, matka- ja majoitustoiveet kuin toiveet AV-välineistä. 
  • Syys- ja kevätkokouksiin liittyvät lentovaraukset tulee aina tehdä seuran toimiston kautta. Muut varaukset, kuten junaliput, voit varata itse. Kannattaa kuitenkin huomioida oheiset ohjeet matkakorvauksista. 
  • Majoitus korvataan kokouspäivien ajalta 1 hh standard –tason huoneessa. Varaukset tehdään Kardiologisen Seuran toimesta (syys- ja kevätkokoukset). Pyydämme sinua ilmoittamaan myös, mikäli et majoitusta tarvitse, jotta voimme tehdä ”varaukset kunnossa” merkinnän kohdallesi. 
  • Jokainen luennoitsija/puheenjohtaja vastaa itse puhelin, minibaari tms. kuluista. 
  • Ilmoita majoitustarpeen lisäksi mahdollinen late-arrival eli saapuminen klo 18 jälkeen. Muutoin hotelli peruuttaa huoneesi ko. vuorokaudelta. Kerro myös samalla mahdolliset lisätoiveesi huoneen suhteen: allergiahuone tms. 
  • Luentopalkkio maksetaan kokouksen jälkeen ja palkkion maksamista varten tulee sinun palauttaa palkkio- ja matkalaskukaavake toimistoon viimeistään 1 kk kokouksen jälkeen. 
  • Satelliittisymposiumien matka- ja majoitusjärjestelyt sekä korvaukset hoidetaan järjestävän yhtiön taholta, kannattaa tiedustella mahdollisen suostumuksen yhteydessä yhtiön korvausta palkkion lisäksi myös muuhun kokousosallistumiseen ja majoitukseen.