Jäsenrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kardiologinen Seura
Y-tunnus 0893417-4
Sepänkatu 20
90100 Oulu
puh. 050 430 4158
Yhteystiedot
Rekisteriin liittyvissä tietosuoja-asioissa pyydämme sinua ottamaan sähköpostitse yhteyttä maiju.pikkarainen@fincardio.fi
Tietosuojavastaava
Sähköposti: maiju.pikkarainen@fincardio.fi
2. Yleistä
Tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Suomen Kardiologisen Seuran jäsenrekisterissä olevia henkilötietoja kerätään, käsitellään ja, miten niitä suojataan.
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla henkilö voidaan yksilöidä ja tunnistaa.
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti.
Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan sitä tahoa, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Rekisterin käyttötarkoituksena on Jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä toiminnasta tiedottaminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Suomen Kardiologinen Seura käsittelee edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja henkilöstä on kerätty ja, missä tilanteessa niitä käytetään.
Kaikista rekisteröidyistä henkilöistä rekisterissä on lähtökohtaiseksi nimi- ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Mikäli tietoja ei ole käytettävissä, rekisterissä olevat kentät jätetään tyhjäksi.
Tunnistetietona käytetään ensisijaisesti henkilötunnusta tai toissijaisesti järjestelmän antamaa teknistä yksilöivää tunnusta. Henkilötunnuksen käsittelyperuste on, että jäsen voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti jäsenen oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.
Alla oleviin ryhmiin kuuluvilla henkilöillä on rekisterissä laajemmat tiedot, jotka voivat käsittää esimerkiksi seuraavaa:
- Etu- ja sukunimi
- Kotiosoite
- Sähköpostiosoite
- Työpaikka
- Puhelinnumero; jos hän on sen ilmoittanut
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
Rekisteriin kirjataan henkilön antama aktiivinen suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin.
5. Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Jäseneltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Kardiologisen Seuran järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän velvoitteiden ja rekisteröidyn erityisten oikeuksien noudattamiseksi.
Tietojen luovutus perustuu osapuolten välisiin sopimuksiin tai lainsäädännön asettamiin vaatimuksiin. Luovutettava tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta perustuu jäsenyyteen tai tapahtumaosallistumiseen.
Tietoja luovutetaan seuraaville tahoille:
- Verohallinto
- Grano Oy
- Talenom Oyj
- Netvisor
- Data Prisma Oy
- Vitec Avoine Oy
Suomen Kardiologinen Seura julkaisee Seuran hallituksen jäsenten yhteystiedot (nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja työpaikka). Myös jaosten toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja työpaikka) julkaistaan Seuran internetsivuilla ja jäsenlehti Sydänäänen numero 1:ssä.
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita (kuten esim. Data Prisma ja Grano) ja palveluntarjoajia (esimerkiksi tekniseen ylläpitoon), joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Heidät velvoitetaan sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan EU:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on kerätty rekisteriin, ja vaikuttaa siihen, miten niitä käytetään. Suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen tarvitaan rekisteröidyn suostumus, ja tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on esimerkiksi seuraavat oikeudet:
- Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. - Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on kerätty, tai saada varmistus siitä, että rekisterissä ei ole häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tiedot ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, Suomen Kardiologiselle Seuralle voidaan tehdä oikaisu- tai täydennyspyyntö. - Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista
Mikäli tiedot eivät joltain osin pidä paikkaansa, rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä kokonaan. - Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin). - Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Rekisteröidystä poistetaan kaikki kerätyt tiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin on kerätty. Tiedot poistetaan myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja suostumus peruutetaan, tai jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. - Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen siirtoa, jolloin hänelle toimitetaan henkilötiedot koneluettavassa muodossa. Rekisteröity voi säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Tämä koskee vain sellaisia tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut Suomen Kardiologiselle Seuralle. - Valitusoikeus
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelystä.
Pyyntö edellä mainittujen oikeuksien toteuttamisesta tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen maiju.pikkarainen@fincardio.fi.
10. Tietojen säilyttäminen
Rekisteritietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa, kuten esim. kirjanpitolaissa tai yhdistyslaissa.
Tiedot jäsenyydestä eronneista tai erotetuista säilytetään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen. Tämän lisäksi esimerkiksi henkilökohtaisesta jäsenpalvelusta syntynyt tieto säilytetään enintään 10 vuotta palvelutapahtumasta.
Kun tietojen säilyttämiseen ei ole lainmukaista tarvetta, tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.5.2026