• Apuraha voidaan käyttää vain hakemuksessa määriteltyyn tarkoitukseen eikä sitä voida siirtää muuhun kongressiin tai kokoukseen käytettäväksi.
• Apuraha maksetaan matkalaskun perusteella, alkuperäisiä kuitteja vastaan, korkeintaan myönnettyyn summaan asti.
• Hyväksyttäviä kuluja ovat rekisteröitymismaksun lisäksi ainoastaan matka- ja majoituskustannukset.
• Ruokailukustannuksia, päivärahoja tai esityksen valmistelusta/posterin painatuksesta aiheutuneita kuluja ei valitettavasti korvata matka-apurahasta.
• Kuiteissa tulee ilmetä maksun suorittaja (ei siis esim. pelkästään matkustajan nimi) tai mikäli maksun suorittaja ei ilmene kuitista, on mukaan oheistettava maksun suorittajan osoittava tiliote (esim. tulostettavissa maksun suorituksen yhteydessä verkkopankista).
• Apurahan saajan omistamallaan tai hallitsemallaan kulkuneuvolla tekemästä kokousmatkan osasta korvataan kotimaassa kilometrikustannuksia vain perustellusti, 50 % verottajan vuosittain vahvistamasta korvauksen enimmäismäärästä (vuonna 2022 summa 0,46 eur/km).
• Majoitus korvataan korkeintaan yhden hengen standard -tason huonehintaa vastaavasti kokouspäiviltä sekä pitemmillä matkoilla perustellusta syystä tarvittaessa matkapäivältä.
• Varainhoitajalle lähetettävään matkalaskuun/kulukoontaan on liitettävä mukaan alkuperäiset kuitit kaikista kuluista ja siinä on ilmoitettava lisäksi: 1) henkilötunnus, 2) kotiosoite, 3) verotuskunta ja 4) IBAN-pankkitilinumero sekä BIC/SWIFT koodi.
• Matkaan liittyvistä kuluista on laadittava 3 kk sisällä kokouksesta matkalasku, joka toimitetaan varainhoitajalle. Lisäksi apurahan saajan on laadittava ammatillinen, esim. omaa tutkimusaihetta käsittelevä katsaus Sydänääneen. Kirjoitusaiheesta ja aikataulusta on sovittava etukäteen Sydänäänen päätoimittajan kanssa, mielellään heti apurahan myöntökirjeen vastaanottamisen jälkeen. Mikäli myönnetyn apurahan maksupyyntöä ei ole toimitettu varainhoitajalle seuraavan tilikauden, eli 30.11.mennessä, katsotaan apuraha rauenneeksi
• Kirjoituksen lähettäminen on edellytys apurahan maksulle.

Apurahan maksamista koskevissa asioissa voit kääntyä varainhoitajamme Jarkko Piuholan puoleen.