COVID-19 -pandemia: Tiedoksi seuran apurahan saaneille ja yleisesti kokousmatkoista

Hyvä seuran apurahan saaja,

COVID-19 -pandemian aiheuttamien etenevien rajoitusten myötä, ovat eri tahot joutuneet perumaan keväällä järjestettäviä koulutustilaisuuksia. Miten kannattaa toimia matkojen ja majoitusten peruutusten kanssa?

Korvaukset matkakuluista ym. kannattaa ensisijaisesti pyrkiä saamaan matkavakuutuksesta. Jos se ei ole mahdollista ja lipussa ei ole muutos-/peruutusmahdollisuutta, kannattaa odottaa ja katsoa, tuleeko lento kenties peruutettua lentoyhtiön toimesta pandemian vaikutusten vuoksi, tai tarjoaako lentoyhtiö sen peruutusta maksutta ja palautetaanko lentolipun hinta siinäkin tapauksessa.

Tämä koskee myös majoitusvarauksia; jos rajat ovat kiinni, ei hotelliin pääse ja tässä tilanteessa kannattaa hakea hotellilta maksun palautusta. Muutosten kanssa kannattaa siis hieman odottaa lähemmäs kongressin ajankohtaa ja katsoa, mitä maksuja jää jäljelle.

Seuralta myönteisen apurahapäätöksen ko. peruutettavaan kokoukseen saaneet voivat tarvittaessa hakea seuralta jäljelle jääneitä apurahan kattamia maksuja vapaamuotoisella hakemuksella osoittaen kuitenkin, että maksuja on pyritty muilla keinoin pienentämään/poistamaan. Yhtenäistä päätöstä kulujen kattamisesta ei ole vaan hallitus käsittelee kunkin korvauspyynnön tapauskohtaisesti hakemusten ja perustelujen pohjalta. Eduksi katsotaan mm.  mikäli kokousjärjestäjät ovat päättäneet julkaista apurahan hakijan abstraktin, joten tämä kannattaa mainita korvaushakemuksessa.

Uusia apurahoja kulujen kattamiseksi peruutetuihin kokouksiin ei myönnetä.